GİB entegrasyon işlemini tamamladıktan sonra GİB E-Arşiv Portal paneliniz üzerinde yaptığınız işlemleri Sopyo paneliniz üzerinden de gerçekleştirebilirsiniz.

🔗GİB Entegrasyon işleminin nasıl yapılacağını GİB - API Ayarları adlı destek yazımızdan öğrenebilirsiniz.

GİB entegrasyon işlemini tamamladıktan sonra;
Sopyo panelinde sol menüden Siparişler kısmına tıklıyoruz.

Siparişler sayfasından ilgili siparişi sağ tarafında bulunan Fatura Listesine Aktar butonuna tıklayarak fatura listesine aktarıyoruz.

Sipariş Listesinin sol üst kısmında bulunan kutucuğa tıklayarak o sayfadaki tüm siparişleri seçebilir,

yada her siparişin sol tarafında bulunan kutucuğa tıklayarak istediğiniz siparişleri seçebilirsiniz.

Seçim işleminden sonra sayfanın sağ üst köşesinde yer alan Toplu Faturalandır butonuna tıklayarak seçili siparişlerin hepsini fatura listesine aktarabilirsiniz.

Açılan Fatura Listesi sayfasında;

1 - GİB TELEFON NUMARASI TANIMLAMA
2- E-ARŞİV OLUŞTUR
3- TOPLU E-ARŞİV OLUŞTUR
4- E-ARŞİV İMZALA
5- TOPLU E-ARŞİV İMZALA
6- E-ARŞİV İPTAL TALEBİ OLUŞTUR
7- E-ARŞİV GÖNDERİLDİ
8- E-ARŞİV YAZDIRILDI

ile ilgili ayarlar yer alır.

Fatura Listesinde ki Sipariş İşlem Durumları alanında sipariş ile ilgili yapılan yada yapılmayan işlemleri görüntüleyebilirsiniz.

Hem pazaryerleri hem de e-ticaret altyapı sağlayıcıları üzerinden gelen siparişlerin e-arşiv faturalandırma işlemleri yapılabilir.

1- GİB Telefon Numarası Tanımlama

E-Arşiv faturanızı resmileştirmek yani imzalamak için GİB E-Arşiv Portal üzerinde kayıtlı telefon numaranızı bilmeniz gerekmektedir. Çünkü e-arşiv imzalama işlemi için ilgili telefon numarasına GİB tarafından bir doğrulama kodu gönderilmektedir.

⚠️*NOT: GİB üzerinde kayıtlı telefon numarası şirket kurarken belirtmiş olduğunuz telefon numarasıdır. Bu telefon numarasını bilmiyorsanız mali müşavirinizden öğrenebilirsiniz.

İlgili telefon numarasını öğrendikten sonra GİB E-Arşiv Portal panelinize Kullanıcı Kodu ve Şifreniz ile giriş yapıyoruz.

GİB E-Arşiv Portal panelinde sol üst kısımda bulunan Modül Seçiniz alanından e-Arşiv Portal seçiyoruz.

Açılan e-Arşiv Portal sayfasında sol tarafta bulunan İşlemler menüsünden Kullanıcı İşlemleri / Kullanıcı Bilgileri kısmına tıklıyoruz.

Kullanıcı Bilgileri sayfasında yer alan Tel No alanına başında 0 (Sıfır) olmadan ilgili telefon numarasını yazıyoruz ve alt tarafta bulunan Kaydet butonuna tıklıyoruz.

2- E-Arşiv Oluştur

İlgili siparişin Sipariş İşlem Durumları alanında e-Arşiv Durumu e-Arşiv Oluşturulmadı yazıyorsa o siparişin e-arşiv faturası oluşturulmamış demektir.

Siparişin faturasını oluşturmak için ilgili siparişin Sipariş İşlem Durumları alanına geldiğinizde çıkan e-Arşiv Oluştur butonuna tıklıyoruz.

Fatura düzenlenme tarihi 7 günden önceyse elektronik olarak gönderilmesi yasal sorunlara yol açabileceği şeklinde bir uyarı ekranı çıkar. Buradan fatura tarihi ile ilgili istediğiniz seçimi yapıp Devam Et butonuna tıklıyoruz.

Açılan onay ekranını dikkatli bir şekilde okuyup işlemi onaylıyorsanız sağ alt kısımda bulunan Faturayı Oluştur butonuna tıklıyoruz.

Bu işlem sonucunda sipariş faturanız taslak e-arşiv fatura olarak oluşturuluyor ve GİB E-Arşiv Portal panelinize aktarılıyor. Sipariş İşlem Durumları alanında da e-Arşiv Durumu Taslak e-Arşiv Oluşturuldu olarak görünür.

3- Toplu E-Arşiv Oluştur

Siparişlerinizin e-arşiv faturalarını toplu olarak oluşturmak için Fatura Listesinin sol üst kısmında bulunan kutucuğa tıklayarak o sayfadaki e-arşiv oluşturulmayan tüm faturaları seçebilir,

yada her sipariş faturasının sol tarafında bulunan kutucuğa tıklayarak istediğiniz siparişleri seçebilirsiniz.

Seçim işleminden sonra Fatura Listesinin üst kısmında çıkan menüden E-Arşiv İşlemleri / Seçilen Faturaları E-Arşiv Taslağı Oluştur kısmına tıklıyoruz.

Seçtiğiniz sipariş faturalarında fatura düzenlenme tarihi 7 günden önce olan varsa faturaların elektronik olarak gönderilmesi yasal sorunlara yol açabileceği şeklinde bir uyarı ekranı çıkar. Buradan fatura tarihi ile ilgili istediğiniz seçimi yapıp Faturaları Oluştur butonuna tıklıyoruz.

Fatura düzenlenme tarihi 7 günden önce olan yoksa Toplu Fatura Gönderim Onayı ekranı çıkar. Bu ekranı okuyup onaylıyorsanız Faturaları Oluştur butonuna tıklıyoruz.

Faturaları Oluştur butonuna tıkladıktan sonra e-arşiv faturalarınız oluşturulur.

4- E-Arşiv İmzala

E-Arşiv Oluştur işleminden sonra Sipariş İşlem Durumları alanında da ilgili siparişin e-Arşiv Durumu Taslak e-Arşiv Oluşturuldu olarak görünür.

Taslak E-Arşiv faturanızı resmileştirmek için ilgili siparişin Sipariş İşlem Durumları alanına geldiğinizde çıkan e-Arşiv İmzala butonuna tıklıyoruz.

e-Arşiv İmzala butonuna tıkladığınız İşlem Başarısız hatası aldıysanız eğer ya GİB E-Arşiv Portal Paneliniz açık olabilir ya da GİB E-Arşiv Portal üzerinde telefon numarası kayıtlı değildir.
- GİB E-Arşiv Portal Paneliniz açık ise kapatıp işlemi tekrar deneyebilirsiniz.
- GİB E-Arşiv Portal Panelinize giriş yaparak İşlemler menüsü Kullanıcı İşlemleri / Kullanıcı Bilgileri kısmından Tel No bilgisini başında 0 (sıfır) olmadan yazıp Kaydet butonuna tıklayabilirsiniz. Daha sonra işlemi tekrar deneyebilirsiniz.

⚠️*NOT: GİB üzerinde kayıtlı telefon numarası şirket kurarken belirtmiş olduğunuz telefon numarasıdır. Bu telefon numarasını bilmiyorsanız mali müşavirinizden öğrenebilirsiniz.

Bu işlem için GİB sisteminde kayıtlı olan telefon numarasına SMS ile bir doğrulama kodu gönderilecektir. Açılan onay ekranını dikkatli bir şekilde okuyup işleme devam etmek istiyorsanız sağ alt kısımda bulunan Devam Et butonuna tıklıyoruz.

Tekrar işlem ile ilgili onay ekranı çıkıyor. İşleme devam etmek için sağ alt kısımda bulunan Evet butonuna tıklıyoruz.

Doğrulama ekranında telefon numarasına SMS ile gönderilen doğrulama kodunu ilgili alana yazıyoruz ve İmzala butonuna tıklıyoruz.

Bu işlem sonucunda sipariş faturanız resmileştiriliyor. Sipariş İşlem Durumları alanında da e-Arşiv Durumu e-Arşiv Oluşturuldu olarak görünür.

5- Toplu E-Arşiv İmzala

Siparişlerinizin e-arşiv faturalarını toplu olarak resmileştirmek için Fatura Listesinin sol üst kısmında bulunan kutucuğa tıklayarak o sayfadaki e-arşiv imzalanmayan tüm faturaları seçebilir,

yada her sipariş faturasının sol tarafında bulunan kutucuğa tıklayarak istediğiniz siparişleri seçebilirsiniz.

Seçim işleminden sonra Fatura Listesinin üst kısmında çıkan menüden E-Arşiv İşlemleri / Seçilen E-Arşiv Faturaları İmzala kısmına tıklıyoruz.

Bu toplu işlem için GİB sisteminde kayıtlı olan telefon numarasına SMS ile tek bir doğrulama kodu gönderilecektir. Açılan onay ekranını dikkatli bir şekilde okuyup işleme devam etmek istiyorsanız sağ alt kısımda bulunan Devam Et butonuna tıklıyoruz.

Tekrar işlem ile ilgili onay ekranı çıkıyor. İşleme devam etmek için sağ alt kısımda bulunan Evet butonuna tıklıyoruz.

Doğrulama ekranında telefon numarasına SMS ile gönderilen doğrulama kodunu ilgili alana yazıyoruz ve İmzala butonuna tıklıyoruz.

Bu işlem sonucunda sipariş faturalarınız resmileştiriliyor. Sipariş İşlem Durumları alanında da e-Arşiv Durumu e-Arşiv Oluşturuldu olarak görünür.

6- E-Arşiv İptal Talebi Oluştur

E-Arşiv İmzala işleminden sonra Sipariş İşlem Durumları alanında da ilgili siparişin e-Arşiv Durumu e-Arşiv Oluşturuldu olarak görünür.

⚠️*NOT: Fatura durumu sadece e-Arşiv imzalanmış (e-Arşiv Oluşturuldu) olan yani resmileştirilmiş olan e-arşiv faturaları iptal edilebilir.

Oluşturulan E-Arşiv faturanızı iptal etmek için ilgili siparişin Sipariş İşlem Durumları alanına geldiğinizde çıkan e-Arşiv İptal Talebi Oluştur butonuna tıklıyoruz.

Açılan onay ekranını dikkatli bir şekilde okuyup işlemi onaylıyorsanız sağ alt kısımda bulunan Evet butonuna tıklıyoruz.

Bu işlem sonucunda sipariş faturanız iptal ediliyor. Sipariş İşlem Durumları alanında da e-Arşiv Durumu e-Arşiv İptal Edildi olarak görünür.

7- E-Arşiv Gönderildi

E-Arşiv İmzala işleminden sonra e-arşiv fatura GİB tarafından onaylandığında ilgili fatura müşteriye e-posta olarak gönderilir.

İlgili fatura müşteriye gönderilmediyse Sipariş İşlem Durumları alanında da ilgili siparişin e-Arşiv Gönderim Durumu e-Arşiv Gönderilmedi olarak görünür.

İmzalanan E-Arşiv faturanızı müşteriye e-posta olarak göndermek için ilgili siparişin Sipariş İşlem Durumları alanının sağ tarafında bulunan V (ok) işaretine tıklıyoruz.

Açılan Siparişe Ait Tüm Detay Bilgileri alanında ki Fatura Bilgileri kısmından E-Arşiv E-Posta Gönder butonuna tıklıyoruz.

Böylece müşteriye içerisinde e-arşiv faturası yer alan bir mail gönderilir.

8- E-Arşiv Yazdırıldı

E-Arşiv İmzala işleminden sonra e-arşiv faturasını yazdırmadıysanız Sipariş İşlem Durumları alanında da ilgili siparişin e-Arşiv Durumu e-Arşiv Yazdırılmadı olarak görünür.

Sipariş E-Arşiv faturanızı yazdırmak için ilgili siparişin Sipariş İşlem Durumları alanına geldiğinizde çıkan e-Arşiv Yazdır butonuna tıklıyoruz.

⚠️*NOT(1): Taslak halinde olan e-arşiv fatura yazdırılamaz.

Yazdırma işlemi tamamlandıktan sonra Sipariş İşlem Durumları alanında ilgili siparişin e-Arşiv Yazdırma Durumu e-Arşiv Yazdırıldı olarak görünür.